O que é a certidão negativa de débitos

A certidão negativa de débitos, a famosa CND, é o documento que comprova que uma pessoa ou empresa não tem pendências com o fisco. No dia a dia, quando alguém fala em CND, quase sempre se refere à certidão federal, oficialmente chamada de Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Como contador, é um dos documentos que mais me pedem: para fechar contrato, participar de licitação, pedir financiamento ou vender um imóvel, alguém sempre exige a certidão.

Os três tipos de certidão

O resultado da consulta pode vir de três formas diferentes:

  • Certidão negativa: não há débitos em aberto. É o resultado ideal;
  • Certidão positiva com efeitos de negativa: existem débitos, mas eles estão com a cobrança suspensa (por exemplo, parcelados e em dia, ou com discussão administrativa ou judicial que suspende a exigência). Para a maioria dos fins, ela vale como uma negativa;
  • Certidão positiva: existem débitos exigíveis, e a certidão não comprova regularidade.

É comum o empresário achar que “positiva” quer dizer algo bom. Não quer: nesse caso, o documento mostra que há pendência.

Para que serve a CND

A certidão costuma ser exigida em situações como:

  • Licitações e contratos com órgãos públicos;
  • Financiamentos e linhas de crédito, principalmente para empresas;
  • Venda de imóvel ou de participação societária;
  • Alteração e encerramento de empresa, quando o órgão pede comprovação de regularidade;
  • Contratos com grandes empresas, que fazem análise de risco dos fornecedores;
  • Acompanhamento da própria saúde fiscal do negócio.

Como emitir a certidão negativa de débitos

A emissão da CND federal é online e gratuita. Você não precisa pagar nenhuma taxa nem contratar despachante para isso. Os canais oficiais são o site da Receita Federal e o da PGFN, além do e-CAC, o centro de atendimento virtual. O caminho, em resumo:

  1. Acesse o serviço de emissão de certidões no site da Receita Federal;
  2. Informe o CNPJ da empresa (ou o CPF, no caso de pessoa física);
  3. Confirme os dados e solicite a emissão;
  4. Se não houver pendências, o sistema gera o PDF na hora. Se houver, ele informa o motivo;
  5. Guarde o arquivo e confira a data de validade.

Desconfie de sites que cobram para emitir a certidão: o serviço oficial não tem custo.

Qual é a validade da CND

A CND federal tem validade de 180 dias a partir da emissão. Depois disso, é preciso emitir outra. Como muitos contratos e financiamentos exigem uma certidão recente, vale emitir perto da data em que ela será apresentada. A situação fiscal também pode mudar dentro desses seis meses: uma certidão válida no papel não garante que a empresa continue sem pendências.

Por que a certidão não sai: motivos mais comuns

Quando o sistema não emite a certidão, normalmente é por um destes motivos:

  • Débitos em aberto de tributos federais, como DAS, contribuições ou parcelamentos atrasados;
  • Declarações não entregues, como obrigações acessórias em atraso (veja o que são obrigações acessórias);
  • Divergências cadastrais ou inconsistências entre o que foi declarado e o que foi pago;
  • Pendências com a Dívida Ativa da União, cobradas pela PGFN;
  • Parcelamento atrasado, que pode fazer a suspensão cair.

Para empresas do Simples Nacional com guias em atraso, o parcelamento do Simples Nacional costuma ser o caminho para suspender a cobrança e voltar a emitir a certidão. No caso de MEI, o atraso do boleto mensal também pode gerar débito e travar a certidão. Se for o seu caso, veja parcelamento do MEI.

Carimbo com a palavra Debtor sobre fundo azul

O que fazer para regularizar e conseguir a certidão

  1. Consulte a situação fiscal no e-CAC para ver exatamente quais débitos e pendências constam;
  2. Entregue declarações em atraso, se houver;
  3. Pague ou parcele os débitos, respeitando as regras de cada modalidade;
  4. Confira se o pagamento foi processado: às vezes leva alguns dias para o sistema atualizar;
  5. Emita a certidão novamente depois da regularização.

O ponto de atenção é que a regularização precisa ser feita do jeito certo. Um parcelamento mal escolhido ou um débito pago com o código errado pode não resolver a pendência. É aí que meus parceiros costumam me procurar.

Certidões federal, estadual, municipal, FGTS e trabalhista

A CND federal não é a única certidão de regularidade. Existem também as certidões estadual (no caso de Minas Gerais, emitida na Secretaria de Estado de Fazenda), municipal (emitida na prefeitura), a de regularidade do FGTS e a trabalhista. Cada uma tem emissor, regra e prazo de validade próprios. O Sebrae reúne orientações para empresas que precisam organizar a documentação fiscal. Quem pede a CND para um negócio geralmente pede mais de uma, então convém checar quais são exigidas antes de começar.

Para quem está entendendo o regime da empresa, vale conhecer também o que é Simples Nacional, já que o DAS em atraso é uma das causas mais comuns de débito.

Perguntas frequentes

A CND é gratuita? Sim. A emissão pelos canais oficiais da Receita Federal e da PGFN não tem custo.

Quanto tempo leva para emitir? Quando não há pendências, a certidão sai na hora, em PDF. Se houver, o sistema informa o motivo e a certidão não é gerada.

Empresa com débito parcelado consegue a certidão? Em muitos casos, sim: se o parcelamento está em dia e a cobrança suspensa, a empresa pode obter a certidão positiva com efeitos de negativa.

MEI também precisa da CND? O MEI pode precisar em contratos, financiamentos e licitações. Manter o boleto mensal (DAS) em dia evita que ele trave a emissão.

Posso emitir a certidão de outra empresa? A consulta usa o CNPJ ou CPF, e a certidão federal é um documento público, o que permite a terceiros conferirem a situação. Mesmo assim, o ideal é que a própria empresa emita e acompanhe a sua.

Precisa de ajuda com a regularização fiscal?

Se a sua certidão não sai, ou se você quer manter a empresa sempre em dia para não ser pego de surpresa, posso ajudar. Atendo empresas em Belo Horizonte e também online, com consultoria fiscal e tributária. Fale comigo e vamos entender a sua situação.

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